Stakeholders; Wie, Wat, Waar?

Als we niet weten waarom en voor wie we features bouwen, hoe kunnen we dan afwegen wat belangrijk is en wat niet?

Het ontwikkelen van software en websites is arbeidsintensief. Bijna altijd hebben we te maken met spanning tussen budget, doorlooptijd en gewenste functionaliteiten. Hoe zorgen we ervoor dat we de juiste keuzes maken en een optimale afstemming tussen budget, doorlooptijd en functionaliteit?

Als we niet weten waarom en voor wie we features bouwen, hoe kunnen we dan afwegen wat belangrijk is en wat niet? Eisen en wensen zijn altijd afkomstig van stakeholders (belanghebbende). Het is van groot belang om te starten met een totaaloverzicht. Wie zijn de toekomstige gebruikers? Wie heeft een direct belang bij de oplossing en wie stelt duidelijke grenzen aan wat wel en niet mogelijk is?

Het Stakeholder Model

Er is een eenvoudige manier om dit overzicht in korte tijd te bereiken. Wij gebruiken daarvoor een Stakeholder model. Het is een eenvoudig te gebruiken model, waarbij meerdere mensen kunnen samenwerken. Het toevoegen van game elementen werkt ook vaak erg goed.Het model is ingedeeld in 3 cirkels, in een horizontale lijn (intern, extern) en een verticale lijn (management, operations). Dit levert uiteindelijk 12 vlakken op. Wij hangen het Stakeholder model aan de muur, leggen het model in 5 minuten uit en laten onze klanten zelf het model vullen. Indien mogelijk laten we dit doen door 2 groepen. Je hebt dan minimaal 4 deelnemers nodig. Na invullen laten we de groepen het model presenteren en feedback geven. Daarna ontstaat een compleet beeld van de verschillende stakeholders.

Met wie moeten we rekening houden?

In de derde cirkel plaatsen we alle partijen, die het systeem niet gaan gebruiken, niet een direct belang hebben, maar wel randvoorwaarden stellen (constrainers). Ook hier maken we onderscheid in interne en externe belanghebbende en belanghebbende op management en operationeel niveau.

Nu we de Stakeholder in kaart hebben gebracht kunnen we verder om de eisen en wensen van de stakeholders verder in kaart te brengen. Dit kan zowel in user stories als ook in requirements. Ook de niet functionele requirements, vooral afkomstig van constrainers leggen we vast in user stories of requirements.

Wie heeft er direct belang?

In de tweede cirkel plakken wel alle partijen die een direct belang hebben bij het systeem. Zij gaan het dus niet gebruiken maar hebben er wel een direct belang. Deze groep is niet te negeren. In deze groep zit normaliter de opdrachtgever en de budget verantwoordelijke.  Ook deze groep delen we in externe en interne belanghebbende en belanghebbende op management en operationeel niveau.

Wie zijn mijn gebruikers?

In de middelste cirkel plakken we met post its de gebruikers van het systeem. We delen ze in interne gebruikers en externe gebruikers en management en operationele gebruikers. Het onderscheid is belangrijk om de achtergrond van de gebruikers beter te begrijpen.