Digitalisatie en innovatie bij Vitens
Een bestelling plaatsen binnen een Excel-sheet, daar moest verandering in komen volgens Vitens. Daarom ontwikkelden we een aanvraagportaal, waar gemeenten en aannemers foutloos en snel een bestelling kunnen plaatsen én dat bovendien allemaal digitaal.
Over Vitens
Iedere dag wint, zuivert en levert Vitens 1 miljard liter drinkwater tot aan de watermeter bij de klanten van Vitens. Na de watermeter is het de verantwoordelijkheid van de klant zelf. Hoe komt een gemeente of aannemer aan de materialen om ook daadwerkelijk water uit de kraan te laten stromen? Dat gebeurt allemaal binnen het nieuwe aanvraagportaal.
Het belang van automatiseren
Ongeveer 1200 verschillende materialen die veelal onder de straat liggen zoals waterleidingen, putten, bouten, moeren, kleppen worden door Vitens geleverd. Het bestellen van deze artikelen ging voorheen via een Excel-sheet, gemeenten en aannemers konden hier zelf op aangeven wat ze wilden bestellen. Dit bracht een aantal nadelen met zich mee. Denk aan artikelen en prijzen die niet up-to-date waren, wat weer lijdt tot extra contact met de klant tot aan het handmatig verwerken van alle geplaatste bestellingen in het backend systeem van Vitens. Voor zowel de klant als Vitens is dit zeer arbeidsintensief en daarbij erg foutgevoelig.
Het digitaliseren van dit proces was dus van groot belang!
Door dit werk te automatiseren heb je direct een besparing op de kosten: er is geen handmatig werk meer en geen afstemming in verband met incorrecte bestellingen door bijvoorbeeld niet meer te leveren artikelen.
Alex Ubbink, Software Engineer Iquality
Het aanvraag portaal
Gemeenten en aannemers plaatsen binnen het aanvraagportaal eenvoudig een bestelling. Voordat ze dit doen, moeten ze natuurlijk inloggen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Azure AD B2B. Dit houdt in dat ze kunnen inloggen met hun eigen netwerkaccount en dus geen aparte gebruikersnaam en wachtwoord nodig hebben. Verder kunnen er meerdere zakenparters (klantummers) worden gekoppeld aan het account van de aannemer of gemeente, zonder hiervoor dus aparte inlogaccounts nodig te hebben.
Daarnaast worden gegevens van deze zakenpartners, maar ook bestelhistorie, opgeslagen en opgehaald middels een koppeling met het back end systeem van Vitens (SAP).
Het is wel duidelijk dat het aanvraagportaal gelijk resultaat levert. Alex Ubbink, Software Engineer bij Iquality vertelt: “door dit werk te automatiseren heb je direct een besparing op de kosten: er is geen handmatig werk meer en geen afstemming in verband met incorrecte bestellingen door bijvoorbeeld niet meer te leveren artikelen.”
Digitaal innoveren?
Samen met ons kijken naar welke oplossing voor jou geschikt is? Neem contact met ons op voor een kennismaking!
