Iquality ontwikkelde twee applicaties voor SGS Search: SIMS voor de inspecteurs, SAMS voor de laboranten.
Voorheen gebruikten de inspecteurs en laboranten van SGS Search samen één informatiesysteem. Omdat dit systeem toe was aan doorontwikkeling, ontwikkelde Iquality twee nieuwe applicaties: SIMS voor de inspecteurs en SAMS voor de laboranten. Medewerkers werken nu op een tablet met een app die op maat is ontworpen voor hun werkzaamheden. Tegelijkertijd is gegevensuitwisselingen geen probleem.
Over SGS Search
SGS Search inspecteert, analyseert en adviseert de bebouwde omgeving. Met een focus op de vakgebieden asbest, bodem, duurzaamheid, veiligheid en energie. Sinds 2014 is Search onderdeel van SGS, wereldwijd marktleider op het gebied van inspectie, controle, analyse en certificering in tal van branches. Dus niet alleen vastgoed, maar bijvoorbeeld ook automotive, speelgoed en beton.
Van één systeem
Asbest gerelateerde dienstverlening vormt een belangrijk onderdeel in het dienstenpakket van SGS Search. Van de drie stappen in de asbestketen: inspectie – verwijdering – controle, voert SGS Search Ingenieursbureau de inspecties uit en verzorgt SGS Search Laboratorium de controles na asbestsanering. Het gaat dus om het onderzoek of er asbest aanwezig is en de controle of een gebouw of gebied weer veilig is te betreden. Sander de Beer, operationeel manager bij SGS Search, vertelt dat beide bedrijfsonderdelen door de combinatie van een sterke groei en de frequente wijzigingen in wetten en normen toe waren aan een schaalbaar en eenvoudig te beheren informatiesysteem.
Naar twee systemen precies op maat
SGS Search liet Iquality twee nieuwe systemen ontwikkelen: SIMS (Search Inspectie Management Systeem) voor het ingenieursbureau en SAMS (Search Analyse Management Systeem) voor het laboratorium. De Beer: “We wilden twee applicaties omdat het ingenieursbureau en het laboratorium twee gescheiden en onafhankelijke bedrijfsonderdelen zijn. Ons doel was medewerkers een applicatie te bieden die precies past bij hun werkzaamheden, zonder allerlei overbodige functionaliteiten. Bovendien kun je met twee gescheiden applicaties de functionaliteiten voor één bedrijfsonderdeel makkelijker aanpassen, zonder dat je die van het andere bedrijfsonderdeel verstoort. SIMS en SAMS zijn parallel, maar wel tegelijkertijd ontwikkeld. De informatieoverdracht gaat dan ook vloeiend en managementinformatie is gemakkelijk uit beide systemen tegelijk te halen.”
Investeer in het opdrachtgeverschap en in kennisoverdracht.
Sander de Beer, operationeel manager bij SGS Search
Roadmap: proces voor proces
SGS Search besloot SIMS en SAMS niet in één keer te implementeren, maar volgens een goed doordachte roadmap. De Beer: “We zijn begonnen met de werkzaamheden die horen bij een opdracht voor een visuele inspectie. Dat zijn relatief eenvoudige opdrachten om te verwerken. Het doel was om de hele route van opdracht tot en met rapportage en facturatie werkend te zien. Dit betekende dat in het begin slechts 20-25% van ons totale werk via SIMS en SAMS liep. De afgelopen periode hebben we daar samen met Iquality steeds meer werkzaamheden aan toegevoegd. De inspecteurs waren het eerst volledig over naar SIMS en sinds kort zijn ook de laboranten helemaal over naar SAMS.
Meer op locatie, meer geautomatiseerd
De nieuwe applicaties SIMS en SAMS zijn gemaakt voor tablets. Voor de medewerkers van SGS Search betekent dit dat ze veel meer van hun werkzaamheden op locatie kunnen uitvoeren. Hierdoor zijn er meer inspecties op een dag mogelijk en is er meer tijd om klanten te adviseren. Dat is een echte meerwaarde. Ook voor de backoffice heeft de overgang naar SIMS en SAMS veel voordelen. Het is gemakkelijker geworden om rapportages uit te draaien. Als de inspecteurs of laboranten geen bijzonderheden tegenkomen die aanvullende aandacht vragen, gaat dit zelfs automatisch, inclusief facturatie. Bij bijzonderheden geeft het systeem een melding en maken medewerkers de rapportage handmatig in orde.
Keuzes
De gecontroleerde roadmap had veel voordelen, maar zorgde gedurende het traject ook voor nieuwe uitdagingen. De Beer: “We moesten kiezen of we de medewerkers een iPad of een Windows tablet zouden geven. Omdat Iquality vooral technologie van Microsoft gebruikt en bedrijfsapps voor de iPad een tijdje geleden nog in de kinderschoenen stonden, hebben we bij de implementatie van SIMS voor Windows tablets gekozen. Toen SAMS live ging was de situatie veranderd en vonden we iPads een betere keuze. Daardoor kregen we te maken met een derde leverancier en dat vroeg om extra afstemming. Want we wilden dat alles synchroon bleef.”
Tevreden medewerkers
De Beer is erg blij dat de medewerkers van SGS Search nu een applicatie hebben die goed past bij hun werk: “Medewerkers vinden SIMS en SAMS fijn om mee te werken. En dat is essentieel in de dagelijkse uitvoering van onze dienstverlening. Voor de toekomst blijft beheer en ontwikkeling nodig, bijvoorbeeld omdat de wet- en regelgeving blijft veranderen. SIMS en SAMS zijn ontworpen met het doel eenvoudig mee te bewegen met dit soort veranderingen in ons vakgebied.”
